Postuler à Adjoint.e exécutif.ve

Adjoint·e exécutif·ve à la direction

L’ENTREPRISE

Société immobilière Bruno Roussin (SIBR) est une entreprise familiale propriétaire-gestionnaire de près de 1 000 000 pi² d’espaces industriels et commerciaux de grande qualité à Québec. Forte de 45 ans d’expérience, SIBR demeure activement impliquée dans la gestion quotidienne de ses immeubles tout en étant en constant développement.

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de la direction, l’adjoint·e exécutif·ve joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel de l’entreprise. La personne titulaire assure le soutien administratif de trois vice-présidents et du contrôleur financier, en plus de coordonner les activités quotidiennes, le suivi des dossiers confidentiels, la gestion des communications ainsi que l’organisation administrative liée aux opérations immobilières, à la location, au développement des affaires et à toute autre tâche de soutien aux administrateurs de la société.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien à la direction

Assurer le soutien administratif quotidien de trois vice-présidents et du contrôleur financier;
Gérer les agendas, les réunions, les déplacements et les suivis administratifs de la direction;
Préparer, réviser et mettre en page divers documents professionnels;
Effectuer les suivis auprès des clients, locataires, partenaires et fournisseurs;
Gérer les communications, appels et courriels de la direction;
Assurer le suivi des priorités et des échéanciers des différents dossiers.

Administration immobilière

Participer à la préparation et au suivi des baux commerciaux et industriels, des offres de location et des addendas;
Assurer le classement et la gestion des dossiers immobiliers;
Effectuer le suivi des échéances de renouvellement et des obligations contractuelles;
Maintenir à jour les bases de données, tableaux de suivi et différents outils à développer pour le suivi de l’entretien et des réparations des immeubles;
Coordonner certains échanges avec le contremaître et l’équipe d’entretien et de réparations;
Coordonner certains échanges avec les fournisseurs, les institutions financières, etc.

Coordination et organisation

Organiser les réunions, les visites d’immeubles et les événements corporatifs;
Préparer des présentations, rapports et documents de réunion;
Participer à la coordination de projets spéciaux et aux suivis opérationnels;
Assurer un haut niveau de confidentialité dans la gestion des informations.

Soutien administratif et comptable

Assister le contrôleur financier dans certaines tâches administratives et certains suivis;
Effectuer les appels de suivi ou les rappels par courriel concernant les loyers à recevoir;
Participer à l’amélioration des procédures administratives;
Accomplir toute autre tâche connexe liée au soutien de la direction.

PROFIL RECHERCHÉ

Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités;
Esprit de synthèse et capacité à colliger l’information d’un dossier et à la présenter en temps et lieu;
Grande discrétion et professionnalisme;
Sens de l’initiative et autonomie;
Excellentes aptitudes en communication;
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique;
Connaissance de l’anglais, un atout.

EXIGENCES

Formation en administration, en bureautique ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente;
Expérience pertinente dans un poste de soutien à un gestionnaire dans un contexte d’entreprise privée;
Excellente maîtrise du français parlé et écrit et bonne connaissance de l’anglais;
Maîtrise avancée des outils informatiques liés au soutien administratif et capacité d’apprentissage de nouveaux outils technologiques pertinents.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Poste permanent à temps partiel;
Horaire de 20 à 25 heures par semaine;
Flexibilité d’horaire incluant 50 % en présentiel;
Salaire concurrentiel selon l’expérience;
Environnement professionnel et collaboratif;
Avantages sociaux selon l’employeur.

POUR POSTULER

Le processus de recrutement pour ce poste est confié à Forcedev – recherche stratégique. Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ et une lettre de présentation à :
Pierre-François Monnier, associé-directeur
pf@forcedev.ca · 418 930-3994